もう溜めない！紙や書類をシンプルに整理収納するための3つのポイント

書類整理の流れ

子どもがもらってくるプリントや買いもので日々受け取るレシート、家電の取扱説明書に大事な契約関係の書類など、家に入ってくる紙類は種類も重要度もさまざまです。どんな書類に対しても使えるシンプルな書類整理の流れを作っておくと、行き場を失い溜まってしまう書類をなくし、適切に管理することができるようになりますよ！

1．入ってきたらすぐに仕分ける

家に溜まりがちな紙類・書類をスムーズに整理するための第一歩は、家に入ってきたらなるべく早く仕分けるということです。

できれば手元に来た段階ですぐに中身を確認して、例えば興味のないチラシやDMなど、不要な物はすぐ処分するようにします。つづいて、中に書かれた情報やその紙自体が必要な物は、自分が把握しやすい項目ごとに分類していきましょう。例えば、税金や年金の種類ごと、公共料金の種類ごと、子どもの園や学校・習いごとの種類ごとなどです。既に家の中に溜まってしまっている書類も同様に、できるだけ早く仕分けるようにします。

要不要の判断がすぐにはできない物については、「後で見る」ボックスやファイルを作って入れておくという手もあります。ただ、そこに書類が溜まりすぎてしまうと結局後が大変になるので、なるべくすぐに見返すようにしましょう。中身によっては、スキャンしたりスマホのカメラで撮影し、メモ的に画像で残して紙は処分するという方法もあります。

2．種類別に収納する

書類を項目ごとに分類したら、それらをファイリングしていきます。後日提出など別途アクションの必要がある物は別のファイルに分けるか、同じファイルの中でも期限が早い物から手前側に入れていくようにするとわかりやすいです。

わが家では、項目ごとにクリアホルダーにどんどん挟んでいっています。あまり出し入れせずに保管しておく物は、クリアファイルにまとめることもあります。ホルダーやファイルの見やすい位置に、項目名と、保管期限のある物は期限も一緒にラベリングして、ファイルスタンドやファイルボックスに立てて収納しています。

また、ファイルボックスの方にも分類名をラベリングしています。家族の名前をラベリングしたファイルボックスには、その人に関係ある書類、例えば健診結果や保険関係の書類などをまとめています。

仕切りのあるファイルスタンドやブックスタンドには、「子どもの学校関係」「習いごと関係」「保険関係」など種類をざっくりと分けてファイルを並べています。

書類の収納場所は、期限が近い物や見返す頻度が高い物ほど、日常生活の中で取り出しやすい場所にしておくと便利です。わが家の場合、よく使う子ども関係の書類はリビングの収納に入れています。

一方、紙そのものが必要で長期的に保管するような大切な書類でも、使う頻度が低い、例えば不動産や契約関係の書類などは、棚の上の方など少々取り出しづらい場所に置いていても大丈夫です。ただし埋もれてしまわないように、「大切な書類ゾーン」を作ってわかりやすくしておくとよいですね。

レシート・領収書類

レシートや領収書類は、必要なければすぐに捨てても構わない物ですが、家計簿をつけたり確定申告で必要な場合はわかりやすい場所に一時保管場所を設けておき、持ち帰ったらすぐに入れるようにします。

病院や薬局の領収書、ドラッグストアで薬を購入した際のレシートなどは、医療費控除で必要になることがあるので、さらに分けておくと便利です。確定申告で使った書類は、法律で定められた期間は保管の必要があるので、保管期限も併せてラベリングしておくとわかりやすいです。

役所関係の書類などは特に、捨てていいのかダメなのか、いつまで保管しておけばいいものなのかがわかりづらい書類もあると思いますが、一度きちんと調べてファイルにラベリングしておけば、後で迷わず処分できますよ。

取扱説明書

保証書の付いた取扱説明書は、保証期間中は取っておいた方がいいですが、保証期間が過ぎた物は、型番などで検索すればネット上で取扱説明書の情報を確認することができる物も多いので、必ずしも紙の説明書を取っておく必要はありません。

わが家では、製品の情報や取扱説明書をまとめて見られる「トリセツ」というアプリに情報があれば紙の説明書は処分し、アプリに情報がないものだけ取っておくようにしています。

子ども関係の書類

子どもの学校からのプリントはペーパーレス化が進んでいますが、まだ紙ベースのものもあり、中には提出が必要なものもあるので、以前の記事「園や学校のプリント類がたまる…。クリアファイル3枚で完成する整理術」で紹介した方法で管理を続けています。

また、習いごとに関する書類は、契約関係からイベントのお知らせまで、それぞれの子どもに対して習いごとの種類ごとに1つのファイルにまとめています。

3．定期的に見直す

ファイルに入れて使いやすい場所に収納したらそれで終わりかというと、そうではありません。なぜなら、書類は日々増え続けるからです。ファイルの中身は、月末・年度の変わり目などの節目や、新しく書類を入れた時などに見直すようにすることで、溜まる一方にならず適切に管理しやすくなります。

全てを一気に見直すのは手間も時間もかかるので、ファイル1つ分・ファイルボックス1つ分などできる範囲で、スケジュールやイベントの情報など期日が過ぎたものや期限が来たもの、年度が替わって必要なくなったものなどを処分して、中身をアップデートしていきましょう。見直す中で、ファイルそのものが必要なくなる項目もあります。

電子化で紙を減らす方法も

最近は、必要な情報をネット上やアプリから閲覧できるものが増えていますし、紙の書類を手軽に電子化できるスキャナーもいろいろとあります。また、それほど情報量の多くないものであれば、スマホのカメラで撮って画像で保存するという手も。大切な書類など原本を保管しておく必要がある物以外は、電子化して紙の量を減らす方法も活用できます。

ただ、電子化する時間が取れるかどうかや、電子ファイルと紙のどちらが見やすいかといったことは人それぞれなので、ぜひ自分に合った方法で書類管理をしてみてくださいね。