書類整理は「全捨て」が前提!? 探したい書類がすぐ見つかる！こんまり®メソッドによる片づけ術

書類は「全捨て前提」で見極める

書類の片づけも衣類や本と同様、まずは家中の書類を一カ所に集めます。

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集めた後は、ときめきで残すものを選んでいく衣類や本と違って、書類は「全捨て前提」で見極めていきます。どんどん溜まってしまいがちな書類ですが、多ければ多いほど探したい書類を探すのが大変になるからです。

例えば今から誰かが家にやってきて「家にある書類を全部捨てます！」と言われたと想像します。その時に「これだけは残してください」と言いたくなる書類を残す、それくらい強い気持ちで厳選していきます。

ファイルや封筒に入っている書類も、全て出して判断します。「とりあえず封筒ごと保存してあったけれども、必要な書類はその中のたった1枚だった」ということもよくあります。1枚ずつしっかり見極めていきましょう。

「情報」として保存したいのか？「思い出」として保存したいのか？

書類は情報を得るためのものです。情報を得るための書類と、思い出の書類が一緒に保存されているケースをよく見かけます。

思い出の書類とは、過去の行事のしおり、卒園した園の関係書類、子どもからの手紙や絵、過去の旅行やおでかけした所のパンフレット等が該当します。

思い出の書類と情報を得るための書類が混ざっていると、得たい情報を探しにくくなるため別で保存しましょう。思い出の書類を残すか手放すかの判断は難しいため、この時点では判断せずいったん別でまとめておきます。

残す書類は「未処理」か「保存」の2種類

残す書類は「未処理」か「保存」の2種類です。

1.未処理

「未処理」は返信が必要な手紙や提出物等、アクションが必要な書類が該当します。できれば毎日確認する習慣を作って、中身はなるべく空にすることを目指しましょう。

私は夕飯を食べた後のタイミングで確認すると決めていて、時間は1分もかからないことがほとんどです。細かく分ける必要はなく、クリアファイル1つで十分です。

2.保存

「保存」は情報として残したい書類で、使用用途がはっきりしている書類だけを用途ごとに保存します。そうすることで、探したい書類がすぐに見つかるようになります。

以前書類の片づけを終えたお客様からいただいた言葉で印象的だったのが「書類の片づけをすると信頼を得られる」という言葉でした。書類の片づけは溜まっている場合は大変ですが、情報を整理することは周りからの信頼につながりますので、ぜひチャレンジしてみてくださいね。